Refestracja i obsługa firmy LTD

Jako pracodawca zazwyczaj muszą Państwo obsługiwać PAYE jako część Państwa listy płac. PAYE jest systemem Urzędu Skarbowego oraz Celnego Jej Królewskiej Mości do pobierania podatku dochodowego i ubezpieczenia społecznego od zatrudnienia.

Nie muszą się Państwo rejestrować w systemie PAYE, jeśli żaden z Państwa pracowników nie otrzymuje wynagrodzenia w wysokości £113 lub więcej tygodniowo, nie pobiera wydatków oraz świadczeń, nie pracuje w innym zakładzie pracy ani nie pobiera emerytury. Muszą jednak Państwo prowadzić ewidencję płac.

Płatności i potrącenia | Płacąc pracownikom za pośrednictwem listy płac, należy również dokonać odpowiednich potrąceń.

Płatności dla pracowników | Płatności dla pracowników obejmują ich wynagrodzenie, a także takie kwestie jak wszelkie wskazówki lub premie, ustawowe wynagrodzenie chorobowe lub macierzyńskie.

Potrącenia z ich wynagrodzenia | Od tych płatności będą Państwo musieli odliczyć podatek i ubezpieczenie społeczne dla większości pracowników. Inne potrącenia, które mogą być konieczne, obejmują spłaty kredytów studenckich lub składki emerytalne.

Informowanie oraz opłaty względem Urzędu Skarbowego oraz Celnego Jej Królewskiej Mości

Jeśli sami prowadzą Państwo cykl wypłat wówczas będą Państwo musieli zgłosić płatności i potrącenia swoich pracowników do Urzędu Skarbowego oraz Celnego Jej Królewskiej Mości w dniu wypłaty lub przed każdą wypłatą.

Państwa oprogramowanie płacowe obliczy, ile podatku i składek na ubezpieczenie społeczne są Państwo winni, w tym składkę na ubezpieczenie społeczne pracodawcy od zarobków każdego pracownika powyżej £157 tygodniowo. Będą Państwo musieli wysłać kolejny raport, aby ubiegać się o jakiekolwiek obniżenie kwoty, którą są Państwo winni Urzędowi Skarbowemu oraz Celnemu Jej Królewskiej Mości, na przykład w przypadku wynagrodzenia ustawowego.

Opłaty względem Urzędu Skarbowego oraz Celnego Jej Królewskiej Mości

Będą mogli Państwo zobaczyć, ile są Państwo winni Urzędowi Skarbowemu oraz Celnemu Jej Królewskiej Mości, na podstawie Państwa raportów. Następnie muszą Państwo je opłacić. Ma to miejsce zazwyczaj raz w miesiącu. Jeśli są Państwo małym pracodawcą, który spodziewa się zapłacić mniej niż £1500 miesięcznie, mogą wówczas Państwo zorganizować płatność kwartalną – w takiej sytuacji należy skontaktować się z infolinią Urzędu Skarbowego oraz Celnego Jej Królewskiej Mości ds. Zapytań o płatności.

Inne kwestie do zgłoszenia

W ramach regularnych raportów powinni Państwo poinformować Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości, kiedy nowy pracownik dołączy do firmy i czy okoliczności pracownika ulegną zmianie, np. osiągną wiek emerytalny lub zostanie dyrektorem. Pod koniec roku podatkowego należy sporządzić raporty roczne, w tym należy także poinformować Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości o wszelkich wydatkach lub możliwych korzyściach.

Są Państwo odpowiedzialni za zbieranie i przechowywanie danych dotyczących Państwa pracownika. Państwa dostawca usług płacowych będzie potrzebował tych usług do obsługi listy płac.

Jako pracodawca są Państwo prawnie odpowiedzialni za wykonanie wszystkich zadań PAYE – nawet jeśli zapłacą Państwo komuś innemu za ich wykonanie.

Samodzielne prowadzenie listy płac

Muszą Państwo spełnić niektóre warunki, by skonfigurować listę płac i zapłacić pracownikom po raz pierwszy. Obejmuje to rejestrację jako pracodawca w Urzędzie Skarbowym oraz Celnym Jej Królewskiej Mości i informowanie ich o swoich pracownikach.

Wyjątki od raportowania internetowego

Mogą być Państwo zwolnieni z obowiązku zgłaszania płac online, jeśli:

nie mogą Państwo korzystać z komputera z powodów religijnych otrzymują Państwo opiekę lub wsparcie dla siebie lub członka rodziny
nie mogą Państwo wysyłać raportów drogą elektroniczną, ponieważ są Państwo niepełnosprawni, w podeszłym wieku lub nie mogą Państwo uzyskać dostępu do Internetu.
Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości posiada wskazówki, jeśli uważają Państwo, że są Państwo zwolnieni z tego obowiązku i wolą Państwo wysyłać zgłoszenie w wersji papierowej.

Konfigurowanie listy płac

Jeśli zdecydują się Państwo na samodzielne prowadzenie listy płac, muszą Państwo spełnić pewne warunki, by po raz pierwszy zapłacić pracownikom. Mogą Państwo wybrać, kiedy i jak często będą Państwo płacić swoim pracownikom.

Należy zarejestrować się jako pracodawca w Urzędzie Skarbowym oraz Celnym Jej Królewskiej Mości i uzyskać login do wersji online.
Wybrać oprogramowanie płacowe, aby zarejestrować dane pracownika, obliczyć wynagrodzenie i potrącenia oraz zgłosić się do Urzędu Skarbowego oraz Celnego Jej Królewskiej Mości.

Zbierać i przechowywać dokumenty

Poinformować Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości o swoich pracownikach.
Zapisać wynagrodzenie, dokonać potrąceń i zgłosić się do Urzędu Skarbowego oraz Celnego Jej Królewskiej Mości w dniu lub przed pierwszą wypłatą.
Zapłać Urzędowi Skarbowemu oraz Celnemu Jej Królewskiej Mości podatek i ubezpieczenie społeczne, które są Państwo winni.
Konieczne będzie również wypełnienie niektórych rocznych raportów i zadań, aby przygotować się na następny rok podatkowy, który rozpoczyna się dnia 6 kwietnia.

Prowadzenie dokumentacji

Należy zbierać i prowadzić ewidencję wykazującą:

Płatności względem pracowników oraz dokonywane potrącenia
Raporty i płatności dokonywane przez Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości
Urlop pracowniczy i nieobecności z powodu choroby
Powiadomienia o kodach podatkowych
Wydatki lub świadczenia podlegające opodatkowaniu
Dokumenty schematu płacowego, w tym umowy agencyjnej i formularze autoryzacji pracowników
Państwa dokumentacja musi wykazywać, że dokładnie zgłosili Państwo powyższe kwestie a także muszą ją Państwo przechowywać przez 3 lata od końca roku podatkowego, którego dotyczą. Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości może sprawdzić Państwa dane, aby upewnić się, że płacą Państwo odpowiednią kwotę podatku.

Jeśli nie przechowują Państwo pełnej dokumentacji, wówczas Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości może oszacować kwotę, którą muszą Państwo pokryć, a także może obciążyć Państwa karą w wysokości do £3000.

Co zrobić w sytuacji gdy Państwa dokumenty zostaną zgubione, skradzione lub zniszczone?

Należy powiadomić Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości jak najszybciej jak jest to tylko możliwe jeśli nie posiadają Państwo dokumentacji i nie mogą jej Państwo zastąpić. Muszą Państwo także dołożyć wszelkich starań, aby je odtworzyć – Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości może Państwu pomóc, jeśli nie jesteście pewni, ile zapłacili Państwo swoim pracownikom.

Należy poinformować Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości, jeśli Państwa końcowy raport płacowy z roku podatkowego zawiera dane, które są:

szacowane – chcą Państwo, aby Urząd Skarbowy oraz Celny Jej Królewskiej Mości zaakceptował je jako ostateczne
tymczasowe – zaktualizują Państwo później rzeczywiste dane

Ochrona danych

Bardzo ważne jest przestrzeganie zasad ochrony danych, jeśli Państwa firma przechowuje lub wykorzystuje dane osobowe. Zapisz swoich pracowników do emerytury zakładowej. Pracodawcy mają obowiązek zapewnienia emerytury w miejscu pracy dla uprawnionego personelu. Nazywa się to „automatyczną rejestracją”.

Nazywa się to „automatyczną rejestracją”. Jeśli zostali Państwo pracodawcą od 2 kwietnia do 30 września 2017 roku należy wówczas dowiedzieć się, kiedy będą Państwo musieli rozpocząć zapisywanie wskazanych osób. Jest to znane jako „planowana data rozpoczęcia”. Jeśli zostali Państwo pracodawcą w dniu 1 października 2017 roku lub później, muszą Państwo zapisać wszystkich uprawnionych pracowników do emerytury w miejscu pracy, wówczas gdy tylko zaczną dla Państwa pracować.

Pracownicy kwalifikujący się do emerytury zakładowej

Należy zapisać się i dokonać wpłaty pracodawcy dla wszystkich pracowników, którzy:

są w wieku od 22 do wieku emerytalnego
zarabiają co najmniej £10 000 rocznie
pracują na terenie Wielkiej Brytanii (dotyczy to osób, które mają siedzibę w Wielkiej Brytanii, ale wyjeżdżają za granicę do pracy)
Nie muszą Państwo rejestrować pracownika, wówczas gdy da on Państwu dowód ochrony dożywotniego zasiłku.

Jak założyć program emerytalny?

Należy założyć program emerytalny dla kwalifikujących się pracowników, jeśli jeszcze tego Państwo nie zaoferowali. Należy użyć narzędzia regulacyjnego emerytur dla pracodawców, aby dowiedzieć się co i kiedy należy zrobić. Jeśli posiadają już Państwo program emerytalny w miejscu pracy, którego chcą Państwo używać do automatycznej rejestracji, należy wówczas zapytać dostawcę, czy spełnia on niezbędne wymagania.

Ile trzeba zapłacić?

Należy zapłacić co najmniej 1% „kwalifikujących się zarobków” swojego pracownika na emeryturę w miejscu pracy. Wartość ta wzrośnie do 2% w kwietniu 2018 roku oraz do 3% w kwietniu 2019 roku.

Zalecamy sprawdzenie systemu emerytalnego, którego Państwo używają, aby dowiedzieć się, co liczy się jako „kwalifikujące się zarobki”. W większości systemów łączne zarobki pracownika wynoszą od £5 876 do £45 000 rocznie przed opodatkowaniem. Łączne zarobki obejmują:

wynagrodzenie
premie i prowizje
nadgodziny
ustawowy zasiłek chorobowy
ustawowe wynagrodzenie z tytułu macierzyństwa, ojcostwa lub adopcji
Corporation Tax – Rozliczenie rocznych dochodów firmy

Należy zapłacić podatek od zysków z prowadzenia działalności gospodarczej jako:

spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
każda zagraniczna firma z oddziałem lub biurem w Wielkiej Brytanii
klub, spółdzielnia lub inne stowarzyszenie nieposiadające osobowości prawnej, np. Grupa społeczna lub klub sportowy.

Jeśli Państwa firma posiada siedzibę na terenie Wielkiej Brytanii, wówczas płaci podatek dochodowy od osób prawnych od wszystkich zysków z Wielkiej Brytanii oraz z zagranicy. Jeśli Państwa firma nie ma siedziby w Wielkiej Brytanii, jednakże ma tutaj biuro lub oddział, płaci jedynie podatek dochodowy od osób prawnych od zysków z działalności na terenie.