HMRC opóźnia pełne wdrożenie nowych zasad rozliczania benefitów pracowniczych.
HM Revenue & Customs (HMRC) potwierdził zmianę harmonogramu dotyczącego nowych zasad raportowania benefitów pracowniczych (Benefits in Kind – BiK). Zamiast jednorazowego wdrożenia wszystkich zmian od kwietnia 2027 roku, nowe obowiązki będą wprowadzane etapami.
Choć decyzja daje pracodawcom więcej czasu na dostosowanie systemów kadrowo-płacowych, eksperci zwracają uwagę, że okres przejściowy może oznaczać dodatkowe obowiązki administracyjne dla wielu firm.
Czym są Benefits in Kind (BiK)?
Benefits in Kind, czyli benefity rzeczowe lub pozapłacowe, to świadczenia oferowane pracownikom poza standardowym wynagrodzeniem.
Do najczęściej spotykanych benefitów należą:
- samochody służbowe,
- prywatna opieka medyczna,
- paliwo do samochodu służbowego,
- samochody dostawcze (vans),
- zakwaterowanie zapewniane przez pracodawcę,
- pożyczki pracownicze na preferencyjnych warunkach.
W większości przypadków świadczenia te podlegają opodatkowaniu.
Jak wyglądały dotychczasowe rozliczenia?
Przez wiele lat pracodawcy zgłaszali większość benefitów do HMRC po zakończeniu roku podatkowego za pomocą formularza P11D.
Na podstawie tych informacji HMRC obliczał należny podatek, który następnie był pobierany od pracownika.
Nowy system ma umożliwić rozliczanie podatku w czasie rzeczywistym poprzez system PAYE, czyli bez konieczności późniejszego rozliczania wielu świadczeń na formularzach P11D.
Co zmienił HMRC?
Pierwotnie HMRC planował objąć obowiązkowym raportowaniem w systemie payroll większość benefitów już od 6 kwietnia 2027 roku.
Po konsultacjach z przedsiębiorcami, księgowymi i dostawcami systemów płacowych zdecydowano jednak o podziale reformy na dwa etapy.
Etap pierwszy – od 6 kwietnia 2027 roku
Od tej daty obowiązkowe raportowanie przez payroll ma objąć:
- samochody służbowe,
- paliwo do samochodów służbowych,
- samochody dostawcze (vans),
- paliwo do vanów,
- prywatną opiekę medyczną finansowaną przez pracodawcę.
Są to świadczenia uznawane za najłatwiejsze do raportowania w czasie rzeczywistym.
Etap drugi – od 6 kwietnia 2028 roku
Rok później obowiązkowe raportowanie ma zostać rozszerzone na większość pozostałych benefitów pracowniczych.
Szczegółowe wytyczne HMRC dotyczące drugiego etapu mają zostać opublikowane w późniejszym terminie.
Które benefity pozostaną dobrowolne?
HMRC potwierdził, że niektóre świadczenia nie zostaną objęte obowiązkowym payrollowaniem.
Dotyczy to przede wszystkim:
- pożyczek udzielanych pracownikom,
- zakwaterowania zapewnianego przez pracodawcę.
W tych przypadkach nadal będą obowiązywać odrębne zasady raportowania.
Co oznacza to dla pracodawców?
Choć przesunięcie części zmian daje firmom dodatkowy czas na przygotowanie, może jednocześnie zwiększyć ilość pracy administracyjnej.
W okresie przejściowym wielu pracodawców będzie musiało korzystać równocześnie z dwóch systemów:
- część benefitów raportować przez payroll,
- część nadal zgłaszać za pomocą formularzy P11D.
Przykładowo firma oferująca pracownikom samochody służbowe i prywatną opiekę medyczną będzie musiała rozliczać je przez payroll od 2027 roku, podczas gdy inne świadczenia mogą nadal wymagać wykorzystania formularza P11D.
Dlaczego warto przygotować się już teraz?
Eksperci podatkowi podkreślają, że dodatkowy czas nie oznacza, że przedsiębiorcy mogą odłożyć przygotowania na później.
Pracodawcy powinni przeanalizować:
- jakie benefity oferują pracownikom,
- które świadczenia będą objęte pierwszym etapem reformy,
- czy obecne oprogramowanie płacowe obsłuży nowe wymagania,
- w jaki sposób informować pracowników o zmianach widocznych na paskach płacowych,
- czy procesy związane z formularzami P11D będą nadal potrzebne.
Czy formularze P11D znikną?
Na razie nie.
W okresie przejściowym formularze P11D nadal będą wykorzystywane dla benefitów, które nie zostały jeszcze objęte obowiązkowym payrollowaniem.
Oznacza to, że przedsiębiorcy nie powinni zbyt wcześnie rezygnować z obecnych procedur raportowania.
Co zyskają pracownicy?
Zdaniem HMRC nowe zasady mają przede wszystkim uprościć rozliczenia podatkowe.
Korzyści dla pracowników mogą obejmować:
- większą przejrzystość opodatkowania benefitów,
- bieżące rozliczanie podatku przez PAYE,
- mniejsze ryzyko późniejszych korekt kodów podatkowych,
- łatwiejsze zrozumienie, od jakich świadczeń odprowadzany jest podatek.
Jednocześnie eksperci ostrzegają, że w okresie przejściowym część pracowników może być zdezorientowana zmianami na paskach wynagrodzeń i w kodach podatkowych.
Kiedy poznamy ostateczne szczegóły?
HMRC zapowiedział dalsze konsultacje z przedstawicielami branży oraz dostawcami oprogramowania płacowego.
Pełne wytyczne dotyczące pierwszego etapu reform mają zostać opublikowane w związku z Autumn Budget 2026.
Dodatkowe szczegóły dotyczące drugiego etapu oraz technicznych wymagań systemów RTI mają pojawić się w 2027 roku.
Podsumowanie
HMRC zdecydował o etapowym wdrożeniu obowiązkowego raportowania benefitów pracowniczych w czasie rzeczywistym. Pierwsza faza rozpocznie się 6 kwietnia 2027 roku i obejmie m.in. samochody służbowe oraz prywatną opiekę medyczną. Większość pozostałych świadczeń zostanie objęta nowymi zasadami dopiero od kwietnia 2028 roku.
Choć przedsiębiorcy zyskali dodatkowy czas na przygotowania, wielu z nich będzie musiało przez pewien okres korzystać równocześnie z systemu payroll oraz formularzy P11D. Dlatego eksperci zalecają rozpoczęcie przygotowań już teraz, aby uniknąć problemów po wejściu zmian w życie.
