Personalny kod Companies House do weryfikacji tożsamości
Od listopada 2025 r. w Wielkiej Brytanii wchodzą w życie nowe przepisy, które wprowadzają obowiązek weryfikacji tożsamości wszystkich dyrektorów, osób o znaczącym wpływie na spółkę (PSC – Person with Significant Control) oraz wybranych osób składających dokumenty w imieniu firm. Kluczowym elementem tego procesu jest personalny kod Companies House – unikalny, jedenastoznakowy identyfikator przypisany do osoby fizycznej. W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest personalny kod, jak go uzyskać, gdzie znaleźć, w jaki sposób używać i dlaczego jego znaczenie od 18 listopada 2025 r. staje się fundamentalne dla funkcjonowania spółek w Wielkiej Brytanii.
Czym jest personalny kod Companies House?
Personalny kod to indywidualny klucz identyfikacyjny, który otrzymuje każda osoba po pozytywnej weryfikacji swojej tożsamości. Nie jest on przypisany do firmy ani do stanowiska, lecz wyłącznie do konkretnej osoby. Dzięki temu, raz uzyskany kod może być wykorzystywany wielokrotnie – bez względu na to, w ilu spółkach pełnisz funkcję dyrektora lub PSC. To ogromne ułatwienie i jednocześnie sposób na uszczelnienie systemu rejestracji przedsiębiorstw w Wielkiej Brytanii.
Gdzie znaleźć swój personalny kod?
Miejsce, w którym znajdziesz kod, zależy od metody weryfikacji tożsamości:
- Weryfikacja przez GOV.UK One Login
- Jeśli korzystałeś z rządowego systemu One Login, wystarczy zalogować się do swojego konta w Companies House przy użyciu tego samego adresu e-mail, którego użyto podczas weryfikacji. Kod dostępny jest w sekcji „Manage account” („Zarządzaj kontem”).
- Weryfikacja przez ACSP (Authorized Corporate Service Provider)
W przypadku, gdy weryfikację przeprowadzał autoryzowany agent (np. biuro rachunkowe), kod został wysłany na adres e-mail wskazany przez ACSP. Jeśli wiadomość nie dotarła lub został użyty błędny adres, należy skontaktować się z agentem, aby skorygował dane i poprosił Companies House o wysyłkę na właściwy e-mail. Dodatkowo, otrzymany kod można zapisać na swoim koncie Companies House, co znacznie ułatwia przyszłe korzystanie.
Jak zapisać kod w systemie?
Zapisanie kodu na koncie Companies House to krok, który zapewnia szybki i stały dostęp do identyfikatora. Procedura jest prosta:
- Zaloguj się lub załóż konto, używając adresu e-mail, na który przesłano kod.
- Potwierdź, że twoja tożsamość została już zweryfikowana.
- Wprowadź swój personalny kod oraz datę urodzenia.
Od tego momentu kod jest bezpiecznie przypisany do twojego konta i można go używać przy każdej czynności wymagającej potwierdzenia weryfikacji.
Do czego służy personalny kod?
Kod jest wymagany do potwierdzenia, że dana osoba została zweryfikowana. W praktyce oznacza to, że musisz go użyć, jeśli jesteś:
- dyrektorem spółki (obecnym lub nowo mianowanym),
- osobą o znaczącym wpływie na spółkę (PSC),
- osobą, która w przyszłości będzie składać dokumenty w imieniu firmy.
Kod powinien być przechowywany w bezpiecznym miejscu – traktuj go jak poufne hasło. Możesz jednak udostępnić go osobom trzecim, np. księgowym czy agentom, którzy działają w twoim imieniu. Przy każdym użyciu system może poprosić o dodatkowe potwierdzenie, np. datę urodzenia, aby zweryfikować zgodność danych.
Jeden kod, wiele funkcji
Ogromnym udogodnieniem jest to, że personalny kod pozostaje ten sam bez względu na liczbę pełnionych funkcji. Jeśli jesteś dyrektorem w kilku spółkach albo jednocześnie dyrektorem i PSC, nie musisz przechodzić procesu weryfikacji wielokrotnie. Jeden kod wystarczy, aby potwierdzić tożsamość we wszystkich przypadkach.
Obowiązek od 18 listopada 2025 r.
Nowe przepisy wchodzą w życie 18 listopada 2025 r. i od tego dnia korzystanie z personalnego kodu stanie się obowiązkowe. Co to oznacza w praktyce?
- Dla obecnych dyrektorów – personalny kod trzeba będzie podać przy składaniu kolejnego confirmation statement po 18 listopada 2025 r.
- Dla nowych dyrektorów – każda osoba mianowana na to stanowisko od 18 listopada 2025 r. będzie musiała podać kod już w momencie powołania lub rejestracji nowej spółki.
- Dla PSC – osoby te będą miały 14 dni na przekazanie kodu. Dla obecnych PSC okres ten rozpocznie się wraz z najbliższym confirmation statement po wejściu w życie przepisów, a dla nowych – od momentu objęcia funkcji.
Warto pamiętać, że niewywiązanie się z tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym do kar finansowych, dyskwalifikacji, a w skrajnych przypadkach nawet do wykreślenia spółki z rejestru.
Co zrobić, jeśli dane się nie zgadzają?
Może się zdarzyć, że system nie powiąże poprawnie personalnego kodu z twoimi danymi. Najczęstsze przyczyny to: błędnie wpisany kod, niepoprawna data urodzenia w rejestrze lub błędne informacje przekazane przez ACSP.
W takim przypadku należy:
- sprawdzić i ewentualnie zaktualizować dane w systemie WebFiling,
- skontaktować się z ACSP, jeśli to on błędnie podał informacje,
- upewnić się, że kod został przepisany dokładnie i bez literówek.
Bez zgodności danych system nie pozwoli na poprawne złożenie dokumentów ani potwierdzenie weryfikacji.
Dlaczego wprowadzono personalny kod?
Reforma systemu Companies House ma na celu zwiększenie przejrzystości w obrocie gospodarczym w Wielkiej Brytanii. Kod i obowiązek weryfikacji tożsamości pozwolą ograniczyć nadużycia, przeciwdziałać oszustwom finansowym i poprawić wiarygodność danych w rejestrze spółek. To krok w stronę bardziej bezpiecznego środowiska biznesowego, w którym zarówno inwestorzy, jak i kontrahenci mogą mieć większe zaufanie do podmiotów gospodarczych.
Podsumowanie
Personalny kod Companies House to narzędzie, które od 18 listopada 2025 r. stanie się obowiązkowym elementem dla dyrektorów, osób o znaczącym wpływie oraz podmiotów składających dokumenty w imieniu spółek. Jego celem jest potwierdzanie weryfikacji tożsamości i zapewnienie większej przejrzystości w rejestrze przedsiębiorstw. Warto już teraz sprawdzić, czy twój kod został poprawnie zapisany, aby uniknąć problemów w przyszłości.
Dzięki prostemu systemowi zarządzania kodem i jego uniwersalnemu charakterowi, przedsiębiorcy zyskują narzędzie, które nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale także ułatwia codzienne formalności związane z prowadzeniem działalności w Wielkiej Brytanii.
