Obowiązkowa weryfikacja tożsamości od 18 listopada 2025 r.
W ramach największej od dekady reformy brytyjskiego rejestru spółek, Companies House potwierdziło, że od 18 listopada 2025 r. wchodzi w życie obowiązek weryfikacji tożsamości dla dyrektorów spółek oraz osób o znaczącym wpływie (PSCs – People with Significant Control). To krok milowy w kierunku większej przejrzystości, wiarygodności i bezpieczeństwa środowiska biznesowego w Wielkiej Brytanii.
Zmiany te są realizowane w oparciu o Ustawę o Przestępczości Gospodarczej i Przejrzystości Korporacyjnej z 2023 roku (Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023) i mają na celu wyeliminowanie nadużyć, poprawę jakości danych w rejestrze firm oraz zwiększenie zaufania inwestorów i opinii publicznej.
Kogo obejmie obowiązek weryfikacji?
Od 18 listopada 2025 r. nowe przepisy będą wdrażane stopniowo przez 12 miesięcy i obejmą:
- Nowych dyrektorów – każda osoba chcąca zarejestrować nową spółkę lub zostać mianowana na stanowisko dyrektora w już istniejącej firmie, będzie musiała wcześniej przejść proces weryfikacji tożsamości.
- Obecnych dyrektorów – będą zobowiązani do potwierdzenia, że przeszli weryfikację, w momencie składania kolejnego oświadczenia potwierdzającego (confirmation statement), które i tak muszą składać co roku. Ten wymóg będzie obowiązywał w 12-miesięcznym okresie przejściowym.
- PSCs (People with Significant Control) – osoby mające istotny wpływ na działalność spółki (np. właściciele ponad 25% udziałów) również będą musiały potwierdzić swoją tożsamość w wyznaczonym terminie. Termin ten zależeć będzie m.in. od daty ich urodzenia oraz tego, czy pełnią też funkcję dyrektora.
Jak będzie wyglądać proces weryfikacji?
Weryfikacja tożsamości została zaprojektowana z myślą o prostocie i bezpieczeństwie. Przejście tego procesu będzie możliwe na dwa sposoby:
1. Przez GOV.UK One Login
To darmowy system logowania rządowego, który pozwala użytkownikom zweryfikować tożsamość online – przez przeglądarkę, aplikację mobilną lub w wybranych przypadkach także przez Pocztę Brytyjską (Post Office). Proces trwa średnio 2,4 minuty i wystarczy go przeprowadzić raz – niezależnie od liczby pełnionych ról w różnych spółkach.
Po zakończeniu weryfikacji użytkownik otrzyma indywidualny kod weryfikacyjny, który będzie przypisany do jego profilu w Companies House.
2. Przez Autoryzowanego Dostawcę Usług Korporacyjnych (ACSP)
Firmy i osoby prywatne mogą skorzystać z usług zatwierdzonych biur rachunkowych lub kancelarii prawnych, które są uprawnione do przeprowadzenia weryfikacji w ich imieniu.
Sankcje i konsekwencje prawne
Zgodnie z nowymi przepisami:
- Osoba, która nie przejdzie weryfikacji, nie będzie mogła pełnić funkcji dyrektora spółki. Będzie to przestępstwo.
- PSCs będą mieć 14 dni na potwierdzenie weryfikacji i przesłanie kodu weryfikacyjnego do Companies House.
- Jeśli PSC jest również dyrektorem – termin liczony jest od daty oświadczenia potwierdzającego.
- Jeśli nie jest dyrektorem – termin liczony jest od pierwszego dnia miesiąca urodzenia (zgodnie z danymi w rejestrze).
Companies House zapowiada jednak proporcjonalne podejście do egzekwowania przepisów i zapewnia, że firmy będą otrzymywać wsparcie oraz jasne instrukcje. Komunikaty będą wysyłane na adresy e-mail, które każda spółka musiała zarejestrować od 4 marca 2024 r.
Dlaczego to ważne?
Według CEO Companies House, Louise Smyth CBE, obowiązkowa weryfikacja:
„Odegra kluczową rolę w poprawie jakości i wiarygodności danych oraz w przeciwdziałaniu nadużyciom rejestru spółek. To część skoordynowanego planu modernizacji systemu.”
Także przedstawiciele rządu podkreślają znaczenie tych zmian:
- Justin Madders MP, Minister ds. Konkurencji i Rynków, zauważa, że: „Nowy system zwiększy przejrzystość firm, co pozytywnie wpłynie na zaufanie inwestorów i konsumentów oraz przyczyni się do wzrostu gospodarczego.”
- Feryal Clark, Minister ds. Cyfryzacji, dodaje: „Dzięki GOV.UK One Login wykorzystujemy nowoczesne technologie, aby budować bezpieczną, zaufaną i przyjazną cyfrową gospodarkę.”
Reakcje rynku i dane statystyczne
Z badania YouGov przeprowadzonego między 16 a 25 czerwca 2025 r. (na grupie 1 007 decydentów biznesowych):
- 81% respondentów popiera nowe wymogi weryfikacji.
- 60% miało świadomość nadchodzących zmian.
- 73% uznało, że proces będzie łatwy do przeprowadzenia.
Co istotne, od kwietnia 2025 r., czyli od rozpoczęcia okresu dobrowolnej weryfikacji, już ponad 300 000 osób skorzystało z tej możliwości.
Co dalej?
Od 18 listopada 2025 r. użytkownicy będą mogli:
- sprawdzić na stronie Companies House terminy weryfikacji dla każdej pełnionej przez nich roli,
- korzystać z prostych narzędzi i instrukcji online,
- skorzystać ze wsparcia telefonicznego lub w punktach stacjonarnych (np. Post Office), jeśli mają ograniczoną wiedzę cyfrową.
W dalszym etapie, weryfikacja obejmie także:
- spółki komandytowe (LP),
- dyrektorów korporacyjnych,
- członków LLP,
- przedstawicieli PSC będących osobami prawnymi.
Podsumowanie
Weryfikacja tożsamości w Companies House to fundamentalna zmiana dla wszystkich, którzy prowadzą działalność gospodarczą w Wielkiej Brytanii. Ma na celu stworzenie bardziej transparentnego, bezpiecznego i zaufanego środowiska biznesowego. Mimo że wiąże się z nowymi obowiązkami, została zaprojektowana jako szybka, intuicyjna i przyjazna dla użytkownika.
